2020年1月16日木曜日

ビューで選択中の文書を別のビューですばやく見つける方法

ショートカットキーといえば、効率よく操作するために欠かせません。最近は RPA を活用してショートカットキーが使える Notes クライアントを操作するようなことも行われているようです。

今回はビューやフォルダを移動する時に私が活用している方法をご紹介します。

実はバージョン 8.5 のヘルプには記載されていたのですが、バージョン 9 では探せていません。とは言え Notes V11 ベータでも使えることを確認していますので、まだ現役と思います。

さてここに、過去に実施したプロジェクトに関する話題を登録しているデータベースがあります。話題(=文書)を登録する際、プロジェクトの名称と実施された国名を保存しています。

「プロジェクト別」ビューは、プロジェクト名をカテゴリ表示します。プロジェクト名の左にある▼をクリックすると、プロジェクトに共通する文書のタイトルと国名を表示します。

同様に「国別」ビューもあり、こちらは国名の左にある▼をクリックすると、国に共通する文書のタイトルとプロジェクト名を表示します。

あなたは「プロジェクト別」ビューを見て、「AA橋再構築」が "A国" で実施されたプロジェクトであることを知ります。そしてあなたは「A国に関する話題をもっと知りたい」と思いました。

この時、

  1. ナビゲーションから「国別」をクリックする(国別のビューが開く)
  2. カテゴリのリストから "A国" を探す
  3. その文字の左側にある▼をクリックする

といったプロセスを踏むユーザーが多いのではないでしょうか。

これらの作業では「探す」ことが最もわずらわしいと思いますが、Notes クライアントには、この 2 と 3 を省略できるステキな方法があります。

では、プロジェクト別ビューで「AA橋再構築」プロジェクトの文書をシングルクリックして、文書にフォーカスが当たった状態(ハイライト表示)にしましょう。

ここから [Ctrl] キーを押しながら 1 の操作(ナビゲーションの「国別」をクリック)を行います。

するとどうでしょう!
フォーカスを当てていた文書が、開いた「国別」ビューの中で選択されているではありませんか!

当然のことながら、選択されている文書の付近には、同じ国に関連する文書が表示されています。

カテゴリの数が増えてくると、カテゴリのリストから特定の値(ここでは"A国")探すことは非常につらい作業になる場合がありますが、その手間が無くなったわけです。探す作業をショートカットできるのです。

このワザを、ビューを切り替えた後に目的のカテゴリや文書を「もう一度探す」ことをわずらわしいと感じているユーザーに紹介したところ、すぐさま部内に共有してくださり部内でも評判が良かったとのことでした。意外と知られていなかったようです。

このワザは、たとえばメールの「受信ボックス」の中でフォーカスしている文書を、「すべての文書」ビューに切り替えて表示する、といったように、フォルダとビューの間でも使えます。

私はパソコンの音をミュートしているので知りませんでしたが、選択している文書が切替先のビューに無い場合は警告音がなるとのこと。

ビューを選択するためにマウス操作する時点でショートカットキーじゃないだろうって?
では [Alt] + V → G → 矢印キーでビューを選択 → [Tab] → [Ctrl] + [Enter] なんていかがでしょうか。

2020年1月8日水曜日

Notes データベースを開くショートカットを iPad のホーム画面へ追加する

HCL Nomad が登場して、iPhone や iPad から Web/XPages 対応せずとも Notes データベースへアクセスできるようになり、とても便利になりました。

頻繁に使うデータベースのアイコンはいつも同じ位置にあってほしいものですが、現状の HCL Nomad には、Notesクライアントのようなワークスペースは無く、そのかわりに「最近使用したアプリケーション」の画面に(iPadでは)12個のアイコンが並びますが、アイコンの位置は固定ではありません。

「ワークスペースが無い」とは言え、実は HCL Nomad のローカルにも bookmark.nsf が存在し、一度開いたデータベースのアイコンはほぼほぼそちらに追加されているようなのですが、残念ながら現状ではワークスペースをサポートしていません

仮にワークスペースがあったとしても、まずは HCL Nomad を起動するところから始めなければならないのですが、例えば Windows で Notes クライアントを使っている方なら、Notes:// で始まる Notes URL を使ってショートカット等が作れることをご存知の方もおられると思います。

これを iOS 上の HCL Nomad でも応用できないものでしょうか。

まずは Safari を起動して、そのアドレス欄へ notes:///0000000000000E01 (13個のゼロ・イー・ゼロ・ワン)をタイプしてリターンキーをタップしてみましょう。
すると HCL Nomad が起動してローカルのアドレス帳が開くはずです。

Safari では、 http や https で始まる URL の場合、URL へアクセスしている状態で共有ボタンをタップして「ホーム画面に追加」をタップすれば、ホーム画面にアイコンを追加できます。

しかしながら notes:// で始まる URL ではその方法が使えません。

では、iOS 12 より実装されてた「ショートカット」アプリを使ってみます。

ショートカットアプリを起動して「ショートカットを作成」をタップします。
画面左側のアクションから「Web」をタップします。

画面左側の Safari のカテゴリにある「URLを開く」をタップします。すると、画面右側に「URL を開く」が追加されます。「URL を開く」の “URL”の文字をタップして Notes URL を入力します。

ここでは先ほどの notes:///0000000000000E01 をタイプします。
画面右上の「次へ」をタップします。

ショートカット名を「Nomadでアドレス帳を開く」として「完了」をタップすると、マイショートカットに追加したショートカットが表示されます。

次にショートカットをホーム画面に追加してみます。
マイショートカットに追加したショートカットを長押しして「詳細」をタップします。
「ホーム画面に追加」をタップして「追加」をタップします。するとホーム画面上にショートカットが作成できます。

ちなみに「ホーム画面に追加」をタップして表示される画面で、名前の左にあるアイコンをタップすると、アイコンのイメージを変えることができます。

アイコンのイメージをNotesデータベースのアイコンと同じにすると見た目にもわかりやすいですね。

ホーム画面上のショートカットを自分にとってわかりやすい場所へ移動しておけば、探す手間がなくなり、すばやくアクセスできるようになりそうです。


ところで、ショートカットで開きたい対象の Notes URL を取得するにはどうすればよいのでしょうか。(ここで言う Notes URL とは、URLの最初が notes:// で始まるアドレスを指します)

Notes URL を取得したいとき、私が最も手っ取り早いと考えるのは、Notes クライアントから対象のデータベースに保存されている文書のプロパティを表示し、ヘッダー情報(<+>) のタブにある「識別子」の文字列をコピーする方法です。

ちなみにコピーした文字列を iPad へ渡す手段として、私は iPad からもアクセスできる Domino にテンポラリのデータベースを用意しており、コピーした文字列を Notesクライアントからそのデータベースを経由して iPad へ渡しています。多少面倒ですが...

Notes URL の構造はこのあたりが参考になると思います。文書のプロパティからコピーした場合、URLの最後は文書の UNID で終わっているはずです。ショートカットで開く対象が文書ではなくデータベースそのものだったり特定のビューだったりする場合、取得した Notes URL から文書の UNID 等の余計な文字列を削除したりしておきます。
もし文書を編集モードで開きたい場合、Notes URL にある文書の UNID の右側に "?EditDocument" を追加します。

出来上がった Notes URL が正しく動作するかどうかを簡単に確認したい場合、前出のとおり Safari を使えます。Notes URL をアドレス欄へタイプ(またはペースト)してみましょう。HCL Nomad がインストールされていれば「このページを "HCL Nomad" で開きますか?」と聞かれ、「開く」をタップすれば HCL Nomad 上で開きます。

今回ご紹介した Notes URL のように、アプリに直接アクセスすることができるURLは「URLスキーム」とか「ディープリンク」などと呼ばれていました。検索する際の参考まで。