2020年1月16日木曜日

ビューで選択中の文書を別のビューですばやく見つける方法

ショートカットキーといえば、効率よく操作するために欠かせません。最近は RPA を活用してショートカットキーが使える Notes クライアントを操作するようなことも行われているようです。

今回はビューやフォルダを移動する時に私が活用している方法をご紹介します。

実はバージョン 8.5 のヘルプには記載されていたのですが、バージョン 9 では探せていません。とは言え Notes V11 ベータでも使えることを確認していますので、まだ現役と思います。

さてここに、過去に実施したプロジェクトに関する話題を登録しているデータベースがあります。話題(=文書)を登録する際、プロジェクトの名称と実施された国名を保存しています。

「プロジェクト別」ビューは、プロジェクト名をカテゴリ表示します。プロジェクト名の左にある▼をクリックすると、プロジェクトに共通する文書のタイトルと国名を表示します。

同様に「国別」ビューもあり、こちらは国名の左にある▼をクリックすると、国に共通する文書のタイトルとプロジェクト名を表示します。

あなたは「プロジェクト別」ビューを見て、「AA橋再構築」が "A国" で実施されたプロジェクトであることを知ります。そしてあなたは「A国に関する話題をもっと知りたい」と思いました。

この時、

  1. ナビゲーションから「国別」をクリックする(国別のビューが開く)
  2. カテゴリのリストから "A国" を探す
  3. その文字の左側にある▼をクリックする

といったプロセスを踏むユーザーが多いのではないでしょうか。

これらの作業では「探す」ことが最もわずらわしいと思いますが、Notes クライアントには、この 2 と 3 を省略できるステキな方法があります。

では、プロジェクト別ビューで「AA橋再構築」プロジェクトの文書をシングルクリックして、文書にフォーカスが当たった状態(ハイライト表示)にしましょう。

ここから [Ctrl] キーを押しながら 1 の操作(ナビゲーションの「国別」をクリック)を行います。

するとどうでしょう!
フォーカスを当てていた文書が、開いた「国別」ビューの中で選択されているではありませんか!

当然のことながら、選択されている文書の付近には、同じ国に関連する文書が表示されています。

カテゴリの数が増えてくると、カテゴリのリストから特定の値(ここでは"A国")探すことは非常につらい作業になる場合がありますが、その手間が無くなったわけです。探す作業をショートカットできるのです。

このワザを、ビューを切り替えた後に目的のカテゴリや文書を「もう一度探す」ことをわずらわしいと感じているユーザーに紹介したところ、すぐさま部内に共有してくださり部内でも評判が良かったとのことでした。意外と知られていなかったようです。

このワザは、たとえばメールの「受信ボックス」の中でフォーカスしている文書を、「すべての文書」ビューに切り替えて表示する、といったように、フォルダとビューの間でも使えます。

私はパソコンの音をミュートしているので知りませんでしたが、選択している文書が切替先のビューに無い場合は警告音がなるとのこと。

ビューを選択するためにマウス操作する時点でショートカットキーじゃないだろうって?
では [Alt] + V → G → 矢印キーでビューを選択 → [Tab] → [Ctrl] + [Enter] なんていかがでしょうか。

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